ついつい自分が興味のあるITガジェット系の記事が多くなってしまうので、今回は中小企業診断士としての活動の一部についてご紹介します。

広告


企業診断2014年11月号で社長が喜ぶITネタ帳という連載の中でFacebookやLINEのグループ機能の業務活用方法について記事を書かせて頂きました。限られたページ数の中で概要を書きましたが、その他にも考慮が必要な点があるので、今回はこの業務でSNSを使う際のメリット、デメリット、対策について書いていきます。

SNSのメリット:ライトでスピーディなコミュニケーションが容易

企業の中にはポータルサイトやグループウェアを使って様々な情報共有を図っているかと思いますが、それでもコミュニケーションの中心はまだまだメールだと思います。僕自身が勤めている製造業ではまだまだメール中心のコミュニケーションというのが主流です。そして社内のメールのやり取りに多くの時間を取られている、という共通した課題を抱えています。

SNSではこのメールのコミュニケーションを代替することができることがメリットとして挙げられます。例えば、

  • スタンプやいいねボタンで簡易にコミュニケーションできる。
  • 最新の情報がフィードされるので読み落とししない。
  • 画像やコメントのシェアが容易。

などなど。形式張ったものでなくライトでスピーディにコミュニケーションができるのがSNSの特徴でメリットです。感覚的には社内の内向きの仕事の7~8割はこれで十分だと思うんですよね。

SNSのデメリット:炎上、情報漏えいリスク

多くの企業がSNSの業務活用について躊躇しているのは、炎上した際の信頼や評価の低下、情報漏えい時の影響度が大きいからではないかと感じています。また経営層の人の中には個人が連絡を取るのに使う遊びのツールという認識がまだあったりします。

一旦拡散してしまった情報は収拾がつかなくなってしまいます。企業側でコントロール出来ないという所に企業はリスクを感じています。この辺りのリスクがあることがSNSのデメリットと言えます。

twitter-292988_640

SNSの業務活用時の対策

それではSNSのメリットを活かしつつ、デメリットを軽減するにはどうすれば良いでしょうか。

デメリットの軽減策については基本的なセキュリティ対策の実施、明確な運用ルールの作成、従業員へのセキュリティ啓蒙活動といった対策が有効です。

セキュリティ面では、

  • IDパスワードの使い回しをしない
  • 2段階認証を使う

の2点をしっかり守り、アカウントの不正利用を防ぎます。
次に炎上、情報漏えい対策については明確な運用ルールをしっかり定めること。
例えば、

  • 営業秘密にあたる事項はSNS上ではやり取りしない
  • 情報の公開範囲は社内の人だけにする
  • 社会常識、公序良俗に反した投稿はしない

などです。

さらに従業員へのセキュリティ啓蒙活動を行うこと。
SNSを使った情報漏洩や炎上時の影響について。集合教育でもEラーニングでも伝える形態は問いませんが、過去に起きたSNSでの炎上事例や情報漏えい事例などを説明し、企業に与える影響度合いについてしっかりと認識を持ってもらうことが重要です。

今回はちょっと堅い内容となってしまいましたが、SNSのデメリットを認識し、対策を取ることで、SNSのメリットを活かしたライトでスピーディな社内コミュニケーションが取れると業務の効率化にも繋がりますよ。